Гайд для підприємців: що таке електронний інвойсинг та як він працює

Що таке електронний інвойсинг

Електронний інвойсинг або е-інвойсинг — це система створення та виставлення рахунків у цифровому форматі. Це альтернатива традиційним паперовим документам, яка дозволяє підприємцям та компаніям швидко надсилати рахунки на оплату та миттєво отримувати кошти.

По суті, це зручний спосіб, за допомогою якого бізнес може:

• автоматично генерувати рахунки-фактури;
• відправляти їх клієнтам електронною поштою, у месенджерах або через SMS;
• приймати платежі без зайвих процедур та складних банківських операцій.

Електронний інвойсинг використовується у всьому світі, адже він значно прискорює фінансові розрахунки, робить бізнес більш ефективним та мінімізує ризики втрати документів або затримки оплат.

Як працює електронний інвойсинг

Процес електронного інвойсингу максимально простий та зрозумілий. Що для цього потрібно? 

1.Створення рахунку. Підприємець або компанія формує електронний інвойс у банківській системі, мобільному застосунку або спеціальному сервісі. Вказуються всі необхідні реквізити: сума до оплати, опис товару чи послуги, терміни платежу.

2. Надсилання рахунку клієнту. Інвойс можна відправити клієнту у будь-який зручний спосіб: через електронну пошту, месенджери (наприклад, Viber чи Telegram), SMS або навіть спеціальний чат-бот у банку.

3. Оплата. Клієнт отримує повідомлення з рахунком та у декілька кліків оплачує його через зручний платіжний сервіс або карткою. У більшості випадків це займає менш як хвилину.

4. Підтвердження платежу. Після того, як клієнт здійснив оплату, система автоматично оновлює статус рахунку, і кошти надходять на рахунок підприємця.

5. Облік платежів. Усі операції зберігаються в системі, що значно полегшує фінансовий контроль та бухгалтерський облік.

Завдяки такій системі бізнес отримує гроші швидше, а клієнти – простий і зрозумілий спосіб оплати. Більше не потрібно пересилати реквізити вручну, очікувати на оплату днями та нагадувати клієнтам про заборгованість. Усе працює автоматично!

Рішення від Райффайзен Банку: Pay By Link та чат-бот «Електронний рахунок»

Якщо ви хочете виставляти рахунки за лічені секунди та одразу отримувати оплату, Райффайзен Банк пропонує Pay By Link та чат-бот «Електронний рахунок». Щоб почати користуватися цими сервісами, слід відкрити рахунок для ФОП та підключити інтернет еквайринг у Райффайзен Банку. 

Pay By Link – це сервіс, який дозволяє генерувати унікальне платіжне посилання, відправляти його клієнту у зручний спосіб (e-mail, SMS, месенджери) та отримувати оплату миттєво. Клієнт натискає на посилання, вводить реквізити своєї картки та здійснює платіж за лічені хвилини.

Чат-бот «Електронний рахунок» – ще простіший спосіб виставляти рахунки через Viber або Telegram. Підключаєте чат-бот, вводите дані платежу, бот генерує електронний інвойс і відправляє клієнту. Він одразу може оплатити рахунок через зручний платіжний сервіс.

Що отримує бізнес з цими інструментами?

• Швидкість – рахунок формується за секунди.
• Зручність – клієнту не потрібно вводити реквізити вручну.
• Контроль – ви завжди бачите статус платежу та отримуєте сповіщення.
• Безпеку – платежі проходять через надійні банківські системи.

Тепер вам не потрібно розбиратися у складних платіжних системах – Райффайзен Банк зробив усе за вас. 

Електронний інвойсинг – це вже не майбутнє, а реальність для сучасного бізнесу. Завдяки рішенням від Райффайзен Банку ви зможете працювати швидше, отримувати платежі без затримок і забути про проблеми з паперовими рахунками.